All’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro, e nella successiva fase di on boarding del dipendente, il datore è gravato da una pluralità di obblighi. Molti di questi prevedono la consegna di documentazione al dipendente, al fine di informarlo su determinati aspetti del rapporto di lavoro. Basti pensare a tutta la serie di moduli cartacei che i lavoratori devono firmare, come contratti di assunzione, accordi di riservatezza, policy aziendali e pratiche fiscali o previdenziali.
È evidente come una gestione cartacea dei documenti possa presentare una serie di limiti, dal rischio di perdita e deterioramento alla scarsa tracciabilità, traducendosi in inefficienze e costi elevati.
In questo contesto, la dematerializzazione — ovvero il passaggio dal formato cartaceo a quello elettronico — gioca un ruolo fondamentale nel semplificare e ottimizzare l’onboarding. La digitalizzazione di questo processo garantisce conformità normativa e sicurezza, offre strumenti per la verifica digitale dei documenti e velocizza le fasi di accoglienza, aumentando l’efficienza e il coinvolgimento dei nuovi assunti.
Proprio su questi aspetti si concentra l’interpello n. 2/2026, con cui il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, in risposta a un’istanza del Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro, ha fornito chiarimenti in merito alla possibilità di assolvere in modalità digitale agli obblighi di consegna e acquisizione della documentazione nella fase di assunzione.
L’interpello prende spunto dalle istanze di semplificazione degli adempimenti a carico delle imprese, avanzate dagli stessi professionisti. I Consulenti osservano infatti che molti adempimenti analoghi — come già riconosciuto dagli interpelli n. 1/2008 e n. 13/2012 per la busta paga — sono stati telematizzati già da tempo.
Le istanze del CNO
Gli atti di cui è obbligatoria la consegna al dipendente al momento dell’instaurazione del rapporto di lavoro possono essere ricondotti a due categorie distinte:
- atti il cui contenuto è unilateralmente predisposto dal datore di lavoro e rispetto ai quali al lavoratore non è richiesta alcuna attività dichiarativa, ma unicamente la sottoscrizione per ricevuta, come policy o regolamenti aziendali;
- atti che postulano una dichiarazione di volontà del lavoratore, come la dichiarazione di spettanza delle detrazioni d’imposta, la dichiarazione relativa alla destinazione del TFR resa sul modello TFR3 e la dichiarazione concernente l’eventuale preesistente posizione di previdenza complementare.
Per la prima tipologia di documenti, il CNO chiede se gli obblighi di consegna, che non richiedono alcuna attività compilativa del destinatario ma unicamente la sottoscrizione per ricevuta, possano essere assolti mediante collocazione dei documenti in area riservata di piattaforma aziendale accessibile al solo lavoratore interessato attraverso credenziali personali, con tracciamento della data di messa a disposizione e della presa visione.
Per la seconda tipologia il CNO chiede se la compilazione e la sottoscrizione possano essere effettuate dal lavoratore mediante applicativo digitale o altro strumento equipollente, e se tale modalità soddisfi tanto l’eventuale requisito di forma scritta quanto l’esigenza, sostanziale e non formale, che la dichiarazione sia personalmente e consapevolmente resa dal dichiarante.
Il parere del Ministero
L’apertura alla digitalizzazione del Ministero è parziale: gli obblighi di consegna della documentazione connessa all’istaurazione del rapporto di lavoro possono essere assolti anche con strumenti telematici, ma le modalità da adottare cambiano a secondo della natura del documento.
Il datore di lavoro deve essere in grado in ogni caso di dimostrare, anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, l’effettivo assolvimento degli adempimenti e la corretta formazione dei documenti, mediante la conservazione delle evidenze informatiche idonee a comprovare l’avvenuta messa a disposizione della documentazione e, nei casi in cui sia richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità della stessa al soggetto dichiarante con le modalità sopra richiamate.
Documenti informativi
Per i documenti che non richiedono attività compilativo o dichiarativa da parte del neoassunto, e hanno un contenuto meramente informativo, il Ministero ammette la messa a disposizione attraverso un’area riservata di una piattaforma aziendale. La soluzione è consentita a condizione che siano garantite :
- l’identificazione dell’utente e la sicurezza dell’accesso;
- la possibilità per il lavoratore di visionare, conservare e riprodurre i documenti;
- l’integrità dei documenti;
- la tracciabilità della data di messa a disposizione e, quando richiesta, della presa visione.
La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro, dal professionista incaricato oppure da un fornitore di servizi.
La messa a disposizione può riguardare contestualmente più documenti, anche con un’unica conferma di presa visione riepilogativa, purché il sistema registri distintamente, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e la relativa presa visione, ove richiesta.
L’eventuale indisponibilità temporanea della piattaforma non esonera dal rispetto dei termini previsti per i singoli adempimenti; il datore di lavoro deve pertanto assicurare modalità alternative di consegna come PEC, conservandone evidenza.
Documenti dichiarativi
Per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o volontà, tra cui possono essere annoverati, ad esempio, il modulo per le detrazioni, quello di scelta della destinazione del TFR o la dichiarazione per l’applicazione del limite di esenzione più elevato dei fringe benefit, il Ministero pone regole più stringenti.
Occorre infatti distinguere il momento dell’identificazione elettronica del lavoratore da quello della formazione e sottoscrizione del documento informatico.
Sotto il primo profilo, il Ministero conferma che strumenti di identificazione come il Sistema pubblico di identità digitale (SPID) e la Carta d’identità elettronica (CIE) possono essere integrati all’ interno della piattaforma utilizzata per la gestione del rapporto di lavoro. Questa integrazione trova specifico fondamento nella disciplina vigente all’ art. 64 del Codice dell’ Amministrazione Digitale (CAD). Tuttavia, il loro impiego non può essere considerato equivalente all’apposizione della firma elettronica.
Ne consegue che per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore è necessaria la sottoscrizione con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata (FEA), ovvero la formazione del documento con il processo di cui all’art. 20, comma 1-bis, del CAD affinché ne sia garantita forma scritta e efficacia probatoria ai sensi dell’art. 2702 del C.C..
Tra le soluzioni considerata idonee dal Ministero possono rientrare sistemi di firma elettronica avanzata nei quali il lavoratore, identificato anche tramite SPID o CIE, utilizzi un meccanismo posto sotto il suo esclusivo controllo, come un codice monouso ricevuto sul proprio dispositivo, nel rispetto delle regole applicabili.
Restano fermi gli eventuali requisiti di forma e i termini prescritti dalla disciplina propria di ciascun documento, la cui verifica compete al datore di lavoro, nel rispetto del CAD, del Regolamento eIDAS e delle pertinenti Linee guida AgID.
In conclusione
Durante la fase di onboarding dei dipendenti vengono richieste firme e autenticazioni da parte dei candidati e del management aziendale.
In questo caso una gestione documentale automatizzata mette a disposizione strumenti che consentono la verifica digitale dei documenti, riducendo tempi e costi rispetto al formato cartaceo.
Il suggerimento offerto dal Ministero va verso l’integrazione nelle piattaforme aziendali della firma elettronica, uno strumento già a disposizione di molte aziende, che consente di autenticare un documento informatico in modo sicuro, garantendone l’integrità, l’autenticità e la validità legale
La firma elettronica può essere utilizzata per la firma di contratti, la sottoscrizione di policy interne e altri documenti necessari per l’ingresso del nuovo dipendente in azienda come moduli per la scelta del fondo pensione integrativa, moduli relativi alla formazione sulla sicurezza o per la dichiarazione di presa visione di regolamenti aziendali.
Si tratta di un’opportunità concreta di semplificazione, che dimostra come non siano sempre necessarie nuove leggi per rendere i processi aziendali più efficienti e moderni, ma sia sufficiente applicare gli strumenti e i chiarimenti interpretativi già a disposizione.
