Assonime ha pubblicato un Vademecum operativo sul whisteblowing, in cui viene offerta una sintesi dei principali adempimenti e delle criticità applicative emerse alla luce delle nuove Linee Guida ANAC. Il documento propone alcune indicazioni operative utili per le imprese nell’implementazione e nella gestione delle segnalazioni, rafforzando il ruolo del whistleblowing come strumento strutturale di prevenzione degli illeciti e di tutela dell’integrità aziendale. Alla fine del 2025, l’ Autorità Nazionale Anticorruzione ha pubblicato due nuove linee guida in materia di whistleblowing : la delibera n. 478/2026 sulla gestione del canale interno di segnalazione e la delibera n. 479/2026 sulla gestione del canale esterno di segnalazione ( Whistleblowing, nuove linee guida ANAC : dall’ esternalizzazione del servizio a tempi certi per il procedimento ).
A tre anni dall’entrata in vigore del D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della direttiva (UE) 2019/1937, l’adozione delle due nuove delibere ha segnato un importante passo nella transizione da una prima fase caratterizzata da adeguamento organizzativo, chiarimenti e implementazione, verso una fase di maturità con pratiche in costante evoluzione. Tuttavia, Assonime sottolinea che permangono alcune criticità. Le nuove linee guida non sostituiscono quelle adottate con la delibera n. 311/2023, ma le completano, ponendo problemi di coordinamento per le imprese che hanno già definito proprie soluzioni organizzative in linea con le precedenti indicazioni. Ne deriva un quadro regolatorio complesso che può incidere anche su assetti già implementati ma sui quali potrebbe essere necessaria una revisione. Assonime ha quindi redatto un vademecum operativo sul whistleblowing con cui intende offrire non solo una semplice sintesi dei principali adempimenti ma anche possibili soluzioni interpretative a supporto delle imprese. L’analisi si concentra in particolare sui seguenti aspetti :
Il ruolo delle organizzazioni sindacali – La consultazione sindacale è un requisito di conformità del sistema. Il coinvolgimento delle rappresentanze sindacali è obbligatorio, anche se meramente informativo, e la sua omissione espone l’ente a rischio sanzionatorio. E’ necessario, pertanto, trasmettere l’informativa preventivamente rispetto alla delibera dell’atto organizzativo o del Modello 231, garantendo un termine congruo per eventuali osservazioni o incontri diretti, se richiesti dalle parti.
Modalità della segnalazione – Il canale di segnalazione interno deve garantire la possibilità di segnalazioni sia in forma scritta che orale. Per la forma scritta, l’ANAC predilige piattaforme informatiche che assicurino la riservatezza tramite crittografia e previa due diligence sul fornitore. È ammessa la modalità cartacea a “doppia busta” senza obbligo di allegare il documento d’identità. La forma orale può avvenire tramite linee telefoniche registrate, sistemi di messaggistica vocale o incontri diretti da svolgersi entro un tempo ragionevole.
La figura del gestore – Figura centrale nella gestione del canale, può essere sia interno all’azienda sia esterno ma deve garantire in ogni caso indipendenza, imparzialità e professionalità qualificata. Un profilo affrontato da Assonime è l’individuazione di chi possa ricoprire questo ruolo e se il DPO, ossia il responsabile della protezione dei dati possa essere nominato senza cadere in un conflitto di interessi o sovraccarico con cumulo degli incarichi. Mentre negli enti con meno di 50 dipendenti, la coincidenza è ammessa previa motivazione legata a carenze organizzative, negli enti di grandi dimensioni il gestore non dovrebbe coincidere con il Data Protection Officer. Non si tratta però di un divieto assoluto e l’impresa è chiamata a valutare in concreto la scelta e a motivarla. Deve, inoltre, verificare che il cumulo di incarichi non comprometta autonomia, indipendenza ed effettività delle funzioni, oltre a disciplinare gli eventuali casi di conflitto di interessi, prevedendo un sostituto o modalità alternative di gestione.
Integrazione con il modello 231 – L’integrazione tra Modello 231 e whistleblowing è essenziale per l’efficacia esimente del Modello stesso. L’Autorità suggerisce di adottare un canale unico per tutte le segnalazioni (incluse le violazioni del MOG) per evitare duplicazioni e confusione. Se il gestore non è l’Organismo di vigilanza, Assonime suggerisce di prestare particolare attenzione nella definizione dei flussi informativi con il gestore dei canali , garantendo che l’OdV vigili sul funzionamento complessivo del sistema.
Gruppi di imprese – La singola impresa che, nell’ultimo anno, ha impiegato una media di lavoratori non superiore a 249 dipendenti può condividere il canale di segnalazione interna. Questa condivisione si realizza solitamente tramite una piattaforma unica ramificata in sottocanali autonomi per ogni società del gruppo. Ogni ente deve però nominare un proprio gestore per trattare le segnalazioni di competenza. Le società con più di 249 dipendenti non possono condividere il canale per ragioni di efficienza e prossimità, ma possono comunque optare per l’esternalizzazione della gestione in capo alla società capogruppo. I
Esternalizzazione del canale – L’esternalizzazione della gestione del canale è consentita a tutti i gruppi, indipendentemente dalle dimensioni. Il servizio può essere affidato a un terzo esterno o alla capogruppo tramite apposito contratto di servizio che definisca compiti e responsabilità, da richiamare nell’atto organizzativo o nel modello 231. A riguardo la raccomandazione è quella di nominare un referente interno alla società che funga da raccordo con il gestore esterno per facilitare il coordinamento e l’istruttoria delle segnalazioni.
Termini procedurali – Il processo di gestione prevede scadenze rigide: il gestore deve rilasciare un avviso di ricevimento al segnalante entro 7 giorni. Segue l’esame preliminare per verificare i requisiti; se assenti, la segnalazione può essere trattata come ordinaria. L’istruttoria deve accertare la fondatezza dei fatti, garantendo l’interlocuzione con il whistleblower. Il riscontro finale sull’esito della procedura va fornito entro 3 mesi. La documentazione deve essere conservata per un massimo di 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale.
