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Whistleblowing , nuove linee guida in consultazione. Il Parere di ASSONIME


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Con il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 è stata data attuazione nel nostro ordinamento alla direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato (cd. whistleblowing).

Si tratta di una disciplina di particolare importanza per rafforzare le misure di prevenzione e contrasto delle condotte illecite all’interno delle organizzazioni complesse, che si inserisce nel più ampio contesto delle misure previste dall’ordinamento per favorire la legalità all’interno delle imprese e delle pubbliche amministrazioni. Ciò attraverso un regime di protezione dei soggetti che segnalano violazioni di disposizioni europee e nazionali, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.  Le nuove regole gravitano intorno ad una stringente procedimentalizzazione delle attività inerenti il whistleblowing, che diventano un ulteriore tassello del sistema dei controlli interni e degli assetti organizzativi adeguati dell’impresa.

Il decreto conferisce all’ANAC un ruolo incisivo a garanzia del buon funzionamento della disciplina attribuendo all’ Autorità la gestione del canale esterno di segnalazione, nonché poteri di intervento in caso di ritorsioni nei confronti dei whistleblowers e poteri sanzionatori al fine di assicurare un’efficace attuazione della disciplina.

In attuazione di questo importante ruolo L’ ANAC ha adottato con delibera del 12 luglio 2023 le prime “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”  fornendo alcuni chiarimenti e principi interpretativi utili a una corretta attuazione della disciplina, riservandosi di adottare ulteriori atti di indirizzo. 

Successivamente la stessa Autorità ha svolto un’importante attività di monitoraggio sulle criticità applicative riscontrate e, tenuto conto anche delle evidenze emerse nel corso di alcuni incontri con soggetti istituzionali e associazioni di rappresentanza delle imprese, ha posto in consultazione nuove linee guida destinate ad integrare le precedenti. Alla consultazione conclusasi il 9 dicembre scorso ha partecipato Assonime, l’ Associazione delle società quotate, che ha pubblicato, il successivo 10 dicembre, il documento 15/2024 rendendo pubblica la propria “ Risposta a consultazione ANAC sulle Linee Guida in materia di whistleblowing sui canali interni di segnalazione “.

In questo documento Assonime condivide l’obiettivo del documento di fornire alcune indicazioni sulle modalità di gestione dei canali interni di segnalazione, al fine di garantire un’applicazione uniforme della disciplina, ed esprime un apprezzamento generale per i principi in esso contenuti, con riserva di osservazioni su alcuni specifici punti :

Il ruolo delle organizzazioni sindacali -  Il documento in consultazione precisa che il coinvolgimento del sindacato ha un carattere meramente informativo, non vincolante e consente all’ente di acquisire eventuali osservazioni utili all’implementazione del canale interno. La rigida procedimentalizzazione di tale attività informativa, richiesta anche nelle realtà prive di rappresentanze sindacali interne impone – secondo Assonime – una serie di adempimenti eccessivi non coerenti con le mere finalità informative, rispettate laddove rimesse alla discrezionalità del singolo ente secondo le proprie politiche di coinvolgimento dei lavoratori.

Modalità di effettuazione delle segnalazioni – Per quanto concerne le segnalazioni scritte, rispetto alle precedenti linee guida che individuavano nella piattaforma informatica l’unico strumento adeguato per garantire la riservatezza, le linee guida in consultazione prendono atto che la valutazione di adeguatezza dello strumento per l’acquisizione e gestione delle segnalazioni spetti all’organizzazioni considerate le specificità di ciascun contesto di riferimento, minimizzando così l’impatto della disciplina sulle imprese meno avanzate sul piano tecnologico. Tuttavia - rileva Assonime – il principio di adeguatezza viene contraddetto quando si esclude tout court posta elettronica ordinaria e PEC dagli strumenti alternativi alla piattaforma. Sulle segnalazioni orali viene suggerito di precisare l’opportunità che esse possano avvenire anche internamente purché siano garantite le esigenze di riservatezza.  

Sanzioni – Assonime esprime perplessità in merito all’ individuazione del soggetto responsabile, ossia l’organo di indirizzo, il quale risponde in solido con i suoi componenti  per le sanzioni previste dal Decreto Legislativo, fatta salva l’azione di regresso verso tutti i soggetti responsabili della violazione ( art. 6 della Legge 24 novembre 1981, n. 689 ). L’ indicazione può risultare coerente con l’articolazione degli enti pubblici mentre rischia di generare confusione per gli enti del settore privato. Per risolvere tale incertezza viene consigliato di fornire un’indicazione esatta e puntuale di cosa si intenda per “ organi di indirizzo “.

Modello organizzativo 231 -  Nel caso in cui il gestore della segnalazione sia individuato dall’ente in un soggetto diverso dall’OdV, il modello 231 o l’atto organizzativo Whistleblowing devono necessariamente prevedere forme di raccordo tra ODV e gestore stesso. Le linee guida in consultazione forniscono ipotesi di coordinamento ma Assonime  osserva che sarebbe opportuno lasciare all’ente piena autonomia nell ‘individuare le modalità di coordinamento più opportune.  

Gruppi societari – Assonime rende noto che, dalle prassi delle imprese emerge come nell’ambito dei gruppi non tutte le società siano dotate di strutture e competenze per la gestione della segnalazione. Al fine di garantire il più elevato grado di tutela del segnalante sarebbe, dunque, opportuno rimettere all’autonomia organizzativa della società capogruppo, in accordo con le società controllate, l’individuazione degli enti a cui poter rivolgere le segnalazioni e non alla scelta del segnalante, la quale peraltro non appare espressamente prevista né dal decreto né dalla direttiva europea. Diversamente si aprirebbe la strada a disparità di trattamento tra gruppi nazionali e transfrontalieri che optano per la condivisione dei canali.

Requisiti e attività del gestore - Assonime esprime le proprie perplessità anche per quanto riguarda la raccomandazione dell’Autorità per cui, al fine di garantire l’autonomia del gestore della segnalazione, l’ente dovrebbe evitare l’attribuzione agli organi di vertice e/o controllo di poteri di supervisione sulla gestione delle segnalazioni o della competenza ad adottare i provvedimenti decisionali. Tale raccomandazione non tiene conto del fatto, da un lato, che una volta chiusa l’istruttoria, non rientra tra le competenze del gestore della segnalazione l’adozione di provvedimenti decisionali.

Segnalazioni esterne – Per Assonime l’argomento è assai controverso e al contempo di estrema importanza  tant’è che il decreto fissa condizioni determinate per accedere alla procedura esterna e ancora più rigorose per la divulgazione pubblica. L’ Associazione ribadisce dunque la necessità di circoscrivere ulteriormente ogni forma di valutazione discrezionale del soggetto segnalante in merito alla possibilità di correre a strumenti, quali in particolare la divulgazione pubblica, il cui uso distorto può dar luogo a un danno reputazionale irreparabile nei confronti dell’impresa. Per farlo potrebbe risultare opportuno prevedere un regime sanzionatorio, che rafforzi l’attenzione del segnalante verso il danno potenzialmente arrecabile all’ente, quando la denuncia effettuata tramite canali di diffusione di massa risulti ab initio priva delle ragioni disposte dalla legge e dalle Linee guida ANAC.

Fonte: Assonime