Con una comunicazione inviata al Ministero del Lavoro e all’Ispettorato Nazionale del Lavoro in risposta ai numerosi quesiti ricevuti , il Garante della Privacy fornisce chiarimenti in merito alle questioni interpretative e applicative in materia di protezione dei dati sorte con l’introduzione di nuovi obblighi informativi per i datori di lavoro previsti dal D.Lgs. 27 giugno 2022, n. 104 ( cd. DL Trasparenza ) , sia per quanto concerne la fase pre-assuntiva che in costanza di rapporto di lavoro.
L’attenzione è posta principalmente sul tema del corretto assolvimento degli obblighi informativi in caso di utilizzo di “ sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell'incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell'assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l'adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori”. ( per un quadro complessivo : Decreto trasparenza e prevedibilità delle condizioni di lavoro – Cosa cambia dal 13 agosto ? )
Con questa formulazione si fa riferimento a strumenti e tecnologie, quali, ad esempio, “software per il riconoscimento emotivo”, “strumenti di data analytics o machine learning, rete neurali, deep-learning”, nonché “sistemi per il riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking”, che, specie se impiegati nel contesto lavorativo, determinano un elevato livello di rischio per i diritti e le libertà degli interessati oggetto di specifica tutela nell’ambito del sistema di protezione dei dati personali ( qui per esigenze di coordinamento il Garante si rifà all’elenco esemplificativo fornito dal Ministero del Lavoro con la circ. n. 19 del 20.09.2022 , ripreso dall’ Ispettorato con la circ. n. 4 del 10.08.2022 ).
Contenuto e tempistiche dell’ informativa – Il Garante fornisce un elenco specifico delle informazioni che devono essere fornite dal datore di lavoro in quanto titolare del trattamento. I nuovi obblighi informativi del DL Trasparenza si inseriscono e si sovrappongono in un contesto già in parte normato dal Regolamento Privacy, pertanto, viene suggerito di unire in un unico documento l’informativa privacy ( art. 13 e 14 del regolamento ) e l’informativa sulle condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili ( D.Lgs. n. 104/2022 ), dando evidenza della differente base giuridica.
Tempistiche – Tutte le informazioni andranno fornite al lavoratore prima dell’inizio del trattamento, in forma concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro. Il Garante ricorda che per i rapporti di lavoro instaurati anteriormente al 1° agosto 2022 i dipendenti possono ottenere l’informativa del D.Lgs. 104/2022 a seguito di specifica richiesta scritta rivolta al datore di lavoro, il quale è tenuto a fornire riscontro entro 60 giorni.
Il Garante ricorda infine che il datore di lavoro è tenuto a rispettare i principi generali del trattamento ( liceità ; privacy by design e by default ) e a porre in essere tutti gli adempimenti previsti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali ( analisi dei rischi ; valutazione d’impatto ; redazione del registro attività ) avvalendosi del supporto del Data Protection Officer.
a cura di Fieldfisher