Con la risposta n. 142/2024 , è stata posta al vaglio dell’ Agenzia delle Entrate la procedura digitalizzata di generazione della nota spese per i lavoratori in trasferta predisposta dal datore di lavoro istante in vista della dematerializzazione e successiva conservazione in formato digitale.
L’ Agenzia coglie l’occasione per ribadire che in tema di documenti informatici non si può prescindere dalle disposizioni contenute nel Codice dell’amministrazione digitale ( D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82 ) . Per ottenere la deducibilità dei costi, ogni documento informatico che contenga la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. In ogni caso, vanno poi rispettati gli ulteriori requisiti individuati dalla legge per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità) e le corrette modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.
Nel caso in questione, l’istante desidera procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, saldate utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale.
A tal fine, la società istante ha dichiarato che sta attivando un sistema informatico che consente di creare automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta partendo dalla scansione sicura del giustificativo cartaceo tramite apposita applicazione installata sullo smartphone aziendale.
A corredare il documento digitale anche una serie di record contenenti le informazioni native digitali, con gli importi, le tipologie di spese e tutte le informazioni necessarie, corredate da una immagine corrispettiva del documento cartaceo originale che conferiscono caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità con archiviazione a norma di legge. Da qui la richiesta all’Agenzia di fornire il proprio parere in merito :
1. alla conformità della procedura alla normativa di riferimento ;
2. sull’opportunità che gli allegati alle note spese dematerializzate e conservate con le modalità anzidette possano formare oggetto di distruzione ;
3. e sulla possibilità che i documenti rilasciati ai dipendenti in trasferta per i servizi di trasporto dei taxi abbiano i requisiti per essere considerati ''documenti originali non unici''.
In merito ai giustificativi che si allegano a nota spese, l’Agenzia delle entrate ha ribadito che gli stessi trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici, nel senso che è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. In questi casi non è necessario l’intervento del pubblico ufficiale che attesta la conformità all’originale delle copie informatiche.
Riguardo alle modalità di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti, con la Ris. all’interpello n. 740/2021 era già stato precisato che la fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, sicché può essere considerata documento analogico non unico. Le medesime prestazioni sono, invece, esonerate dall'obbligo di certificazione tramite scontrino o ricevuta fiscale.
La stessa Agenzia delle entrate ricorda inoltre che dal 1° gennaio 2024, nei casi in cui venga fatta richiesta di fattura, quest’ultima deve essere emessa elettronicamente tramite lo SDI.
Quindi in mancanza di fattura o altro documento che giustifica la prestazione del servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico (es: carta di credito) non è sufficiente ad identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati i ivi indicati.
È necessario, dunque, che la stessa contabile sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).
Sia la contabile che la fattura, potendo risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (es: contabilità del prestatore del servizio ed estratto conto della carta di credito/debito) sono documenti analogici originali non unici.
Ne consegue che se il giustificativo allegato ha natura di documento analogico originale unico, la conservazione sostitutiva è consentita solo con l’intervento del pubblico ufficiale che attesta la conformità all’originale delle copie informatiche.
Fonte: Agenzia delle Entrate