Con la circ. n. 15 del 22.12.2025, l’Agenzia delle Entrate fa chiarezza sulle novità introdotte nel corso dell’ ultimo anno in materia di rimborsi spese, confermando un principio chiave: escono dal reddito imponibile i rimborsi riconosciuti ai dipendenti per l’utilizzo dell’automobile privata per trasferte e missioni anche all’interno del comune, a patto che le spese siano comprovate e documentate.
La circolare fornisce un quadro organico delle regole fiscali applicabili alle indennità di trasferta e ai rimborsi, con l’obiettivo dichiarato di semplificare gli adempimenti e ridurre le incertezze interpretative a seguito delle novità apportate dal decreto legislativo n. 192/2024 (decreto delegato Irpef), dalla legge n. 207/2024 (legge di bilancio 2025) e dal decreto legge n. 84/2025 (decreto fiscale), in materia di tracciabilità delle spese.
I rimborsi esclusi dal reddito - La circolare illustra in prima battuta le regole relative al trattamento fiscale delle trasferte o missioni del lavoratore dipendente, nonché dei relativi rimborsi di spese. Il trattamento fiscale cambia a seconda di dove si svolge la missione:
- fuori dal comune della sede di lavoro, i rimborsi per spese di viaggio, vitto e alloggio sono sempre esclusi dal reddito, purché documentati;
- all’interno del comune della sede aziendale, sulla base dei recenti chiarimenti delle Entrate, ora anche i rimborsi chilometrici e le spese di trasporto sono esentasse, a condizione che siano strettamente inerenti all’attività lavorativa e correttamente documentati.
L’esclusione dal reddito resta però vincolata al metodo di pagamento utilizzato dal dipendente. Perché il rimborso non venga tassato in busta paga, il dipendente deve dimostrare di aver utilizzato pagamenti tracciabili. Queste regole valgono generalmente per tutte le spese di spostamento, ma ci sono delle eccezioni.
Regole sulla tracciabilità - Per le missioni in Italia, sia all’interno che fuori dal comune, la normativa prevede l’obbligo di tracciabilità per quasi tutte le spese di servizio, se si vuole che il rimborso resti esentasse. Sono ammessi i pagamenti con bancomat, carta di credito, bonifico, app di pagamento. Questo principio vale anche per gli spostamenti con auto propria e quelli non di linea (taxi e servizi di noleggio con conducente/NCC), ed è stato esteso alle spese di vitto e alloggio (ristoranti, bar, hotel e strutture ricettive). L’obbligo di tracciabilità riguarda anche i casi in cui il trasportatore operi mediante l’utilizzo di piattaforme di mobilità (si pensi, ad esempio, ad Uber).
La circolare conferma anche che i rimborsi per pedaggi autostradali e parcheggi sono esclusi dal reddito, a patto che siano regolarmente documentati e inerenti alla missione lavorativa. L’unica eccezione riconosciuta è per i mezzi di trasporto pubblico di linea (bus, tram, metropolitana, treni). In questo caso non c’è obbligo di tracciabilità e il biglietto cartaceo o digitale acquistato anche in contanti è sufficiente per garantire l’esclusione dal reddito.
Altri chiarimenti - Altri chiarimenti - La circolare analizza poi le rilevanti novità apportate dalla legge di bilancio 2025 e dal decreto fiscale in tema di reddito di lavoro autonomo e deducibilità con riferimento alla determinazione della base imponibile sia dell’Ires sia dell’Irap. La circolare precisa che, non essendo stata normativamente prevista una limitazione del requisito della tracciabilità alle sole spese sostenute in Italia, ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa, anche le spese di rappresentanza sostenute all’estero devono essere sostenute con mezzi di pagamento tracciabile.
Fonte: Agenzia delle Entrate