Con la risposta n. 417/2019 , l’ Agenzia delle Entrate fornisce riscontro ad un quesito in merito al corretto utilizzo di un sistema di conservazione informatizzato per la dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese analitiche e dei relativi giustificativi relativi a dipendenti in trasferta in paesi Extra-UE.
Già con la risposta n. 388/2019, l’ Agenzia delle Entrate aveva ricordato come la normativa in tema di formazione e conservazione dei documenti informatici con rilevanza fiscale richieda che il sistema informatico garantisca l’ immodificabilità, integrità e l’autenticità dei documenti elettronici contenenti la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari.
Solo in presenza delle predette caratteristiche, fermo restando gli ulteriori requisiti per la deducibilità dei costi ( inerenza, competenza e congruità ), è possibile procedere alla completa dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, con la seguente distruzione dei documenti analogici.
La normativa prevede poi una diversa procedura di archiviazione documentale se ad essere dematerializzati sono “ documenti analogici originali unici “ o “ documenti analogici originali unici “ .
Infatti, se si utilizza una modalità analitica di rimborso e insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali "non unici", visto che è possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.Costituiscono documenti analogici originali "non unici", secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
La riconducibilità a quest’ultima tipologia di documenti, comporta una significativa semplificazione del processo di dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese, poiché, secondo la normativa in materia di obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, il processo di conservazione elettronica può essere effettuata senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale per l’attestazione di conformità all'originale delle copie informatiche.
Viceversa, qualora il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale "unico", la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale.
Con la risposta n. 417/2019 , l’ Agenzia delle Entrate ha confermato la natura di documenti naturali non unici per i giustificativi di note spese emessi da soggetti economici extra-ue, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale o addirittura non è assicurato un effettivo scambio di informazioni . Nell’ipotesi sottoposta al vaglio dell’Agenzia delle Entrate l’intervento del pubblico ufficiale si rende necessario al fine di attestare la conformità delle copie informatiche dei giustificativi di spesa.
Fonte: Agenzia delle Entrate – Risposta n. 417/2019