Con la risposta n. 388/2019 , l’ Agenzia delle Entrate ha espresso il proprio parere in merito alla conformità di una complessa procedura di dematerializzazione e successiva conservazione delle note spese, secondo le modalità previste dal decreto ministeriale del 17 giugno 2014 in materia di assolvimento degli obblighi fiscali e mantenimento della documentazione tributaria.
Nella risposta n. 388/2019 , la Società istante illustra l’intera procedura attuata mediante un complesso sistema informatico che consente di gestire l’intero processo gestionale dall’acquisizione del giustificativo informatico mediante smartphone, alla successiva approvazione della nota spese e all'archiviazione documentale con l’apposizione di firma digitale e riferimento temporale, al fine di garantire data, integrità e autenticità del documento informatico.
IL PARERE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE:
Secondo la normativa e la prassi vigente, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Solo laddove vengano garantite tali caratteristiche, la procedura si può ritenere in linea con la normativa di riferimento e il documento digitale andrà considerato sostitutivo del cartaceo.
Gli articoli 3 e 4 del decreto ministeriale 17 giugno 2014 definiscono i requisiti di conformità previsti per la conservazione dematerializzata dei documenti fiscali.
Fonte: Agenzia delle Entrate – Risposta n. 388/2019