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Indicatori di Performance e Linee Guida sul Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA) nella Pubblica Amministrazione


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Dopo il parere favorevole della Conferenza Unificata, espresso nella seduta del 3 dicembre, il Ministero per la Pubblica Amministrazione ha approvato, con decreto del 9 dicembre 2020, in corso di registrazione presso gli organi competenti, le Linee guida che indirizzano le Pubbliche Amministrazioni nella predisposizione del Piano organizzativo del lavoro agile, con particolare riferimento alla definizione di appositi indicatori di performance. 

Le Amministrazioni Pubbliche adottano le misure organizzative necessarie ad assicurare la corretta attuazione di quanto previsto dall’art. 263 della legge 17 luglio 2020, n. 77, definendo i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e di verifica periodica dei risultati conseguiti, secondo le indicazioni fornite e contenute nelle Linee guida, nell’ambito delle risorse finanziarie, umane e strumentali disponibili a legislazione vigente e senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.

Le altre Pubbliche Amministrazioni, gli organi di rilevanza costituzionale, nonché le Autorità Amministrative Indipendenti, ivi comprese la Commissione nazionale per le società e la borsa e la Commissione di vigilanza sui fondi pensione, ciascuno nell’ambito della propria autonomia, adeguano il proprio ordinamento ai principi di cui al decreto.

A causa dell’emergenza sanitaria in corso, si è reso necessario, nel lavoro pubblico, un massiccio ricorso a modalità di svolgimento della prestazione lavorativa non in presenza, genericamente ricondotte al lavoro agile, finora oggetto di limitate sperimentazioni e timidi tentativi di attuazione. Le Amministrazioni Pubbliche si sono viste costrette a confrontarsi concretamente con una modalità organizzativa di lavoro disciplinata già da tempo nel nostro ordinamento, scoprendone punti di forza e di debolezza che sono stati messi al centro di un ampio e diffuso dibattito tuttora in corso.

In particolare, con le Linee guida in commento, il Ministero intende fornire alcune indicazioni metodologiche per supportare le Pubbliche Amministrazioni nel passaggio della modalità di lavoro agile dalla fase emergenziale a quella ordinaria, in linea con quanto richiesto dall’art. 14, comma 1, della legge 7 agosto 2015, n. 124, come modificato dall’art. 263, comma 4-bis, del decreto legge 19 maggio 2020, n. 34 (c.d. “decreto rilancio”), convertito, con modificazioni, dalla legge 17 luglio 2020, n. 77, focalizzando l’attenzione sul Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA) e sugli indicatori di performance, funzionali a un’adeguata attuazione e a un progressivo sviluppo del lavoro agile.  

Con l’emergenza sanitaria, infatti, le Amministrazioni sono state costrette a considerare il lavoro agile come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione, da attuarsi in forma semplificata, anche in deroga alla disciplina normativa (es: accordo individuale, adozione di atti organizzativi interni che definiscano le regole per lo svolgimento della prestazione in modalità agile, ecc.) prescindendo, quindi, da una previa revisione dei modelli organizzativi. L’approccio proposto è quello di un’applicazione progressiva e graduale in quanto le scelte sulla programmazione del lavoro agile sono rimesse all’Amministrazione, che deve elaborare un programma di sviluppo nell’arco temporale di un triennio.

Il documento in esame ha lo scopo di fornire indicazioni metodologiche sull’elaborazione del POLA, nonché alcuni spunti di riflessione sul tema dei possibili indicatori di performance collegai al lavoro agile, da intendersi come integrativi e omogenei rispetto agli indirizzi già forniti dal Dipartimento, in particolare con le Linee guida n. 1/2017 e 2/2017.

Il POLA

In sede di prima applicazione, il POLA - Piano organizzativo del Lavoro Agile - dovrà essere inserito come sezione del Piano della performance 2021-2023 da adottare e pubblicare entro il 31 gennaio 2021. A regime, il POLA costituirà una sezione del Piano della performance, da adottare e pubblicare entro il 31 gennaio di ogni anno, da aggiornare secondo una logica di scorrimento programmatico.

Si tratta quindi di un documento di programmazione organizzativa adottato dall’Amministrazione sentite le organizzazioni sindacali, all’interno del quale l’Amministrazione riporta:

  1. Livello di attuazione e di sviluppo del lavoro agile (da dove si parte?)
  2. Modalità attuative (come attuare il lavoro agile?)
  3. Soggetti, processi e strumenti del lavoro agile (chi fa, che cosa, quando e come per attuare e sviluppare il lavoro agile?)
  4. Programma di sviluppo del lavoro agile (come sviluppare il lavoro agile?) 

Un ruolo fondamentale nella definizione dei contenuti del POLA e nella programmazione e monitoraggio degli obiettivi in esso individuati, è svolto dai dirigenti, promotori dell’innovazione dei sistemi organizzativi.   

A loro viene richiesto:

  • un’evoluzione degli stili manageriali e di leadership caratterizzati dalla capacità di lavorare e far lavorare gli altri per obiettivi, di improntare le relazioni sull’accrescimento della fiducia reciproca, spostando l’attenzione dal controllo alla responsabilità per i risultati.
  • di operare un monitoraggio mirato e costante, in itinere ed ex-post,
  • di mappare e reingegnerizzare i processi di lavoro compatibili con il lavoro agile.

Le Amministrazioni si possono avvalere inoltre della collaborazione dei Comitati unici di garanzia (CUG), degli Organismi indipendenti di valutazione (OIV) e dei Responsabili della Transizione al Digitale (RTD); anche per quanto riguarda il POLA, il ruolo dell’OIV è fondamentale anche per verificare che la definizione degli indicatori sia il risultato di un confronto tra i decisori apicali e tutti i soggetti coinvolti nel processo e per fornire indicazioni sull’adeguatezza metodologica degli indicatori stessi, cercando di superare il paradigma del controllo sulla prestazione in favore della valutazione dei risultati.  

Le condizioni abilitanti del lavoro agile

Per condizioni abilitanti si intendono i presupposti che aumentano la probabilità di successo di una determinata misura organizzativa. Sul punto, devono essere valutate:

  • Salute organizzativa: rilevando la mappatura dei processi e delle attività per individuare quelle che possono/non possono essere svolte secondo le modalità di lavoro agile, l’organizzazione reale del lavoro, le modalità che si stabiliscono all’interno dei gruppi e le subculture, ecc.
  • Salute professionale: deve essere indagata sia per quanto riguarda le competenze direzionali (capacità di programmazione, coordinamento, misurazione e valutazione, attitudine verso l’innovazione e l’uso delle tecnologie digitali), sia con riferimento all’analisi e mappatura delle competenze del personale (competenze organizzative e competenze digitali) e alla rilevazione dei relativi bisogni formativi.
  • Salute digitale: rilevando la disponibilità di accessi sicuri dall’esterno agli applicativi e ai dati di interesse per l’esecuzione del lavoro, con l’utilizzo di opportune tecniche di criptazione dati e VPN, di funzioni applicative di “conservazione” dei dati/prodotti intermedi del proprio lavoro per i dipendenti che lavorino dall’esterno, di applicativi software che permettano alla lavoratrice o al lavoratore nell’ottica del lavoro per flussi, ecc.
  • Salute economico-finanziaria: l’Amministrazione deve effettuare una valutazione dei costi e degli investimenti, oltre che delle relative fonti di copertura economica e finanziaria, derivanti dai primi tre punti.

Per agevolare la stesura del POLA, le Linee guida riportano numerosi esempi di indicatori di salute dell’Amministrazione abilitanti del lavoro agile.

Misurazione e valutazione della performance

Le linee guida ribadiscono che il sistema di misurazione e valutazione è unico e prescinde dal fatto che la prestazione sia resa in ufficio, in luogo diverso o in modalità mista e individuano indicatori sul lavoro agile riferiti a diverse dimensioni di performance:

1. indicatori riferiti allo stato di implementazione, i quali sono utili a monitorare le diverse fasi e gli esiti dei progetti finalizzati all’introduzione del lavoro agile nell’organizzazione e, successivamente, a valutare il livello di utilizzo dello stesso nella medesima organizzazione; possono essere adottati indicatori riferiti alla sua effettiva implementazione, quali numero di ore o giornate in lavoro agile su totale ore o giornate lavorative - non ha senso parlare di un diverso approccio all’organizzazione del lavoro se non c’è una sufficiente massa critica all’interno di un’organizzazione.

2. indicatori riferiti alla performance organizzativa che, completando il set di indicatori associati a un obiettivo specifico del Piano, sono utili a misurare e valutare il potenziale contributo del lavoro agile al raggiungimento dell’obiettivo stesso; consentano di misurare l’impatto del lavoro agile sulla performance organizzativa dell’Amministrazione; il loro utilizzo presuppone che l’Amministrazione abbia a disposizione i dati (serie storiche) cui fare riferimento in ottica comparativa. Ne sono esempi la “Riduzione dei tempi di lavorazione di pratiche ordinarie” (efficienza), gli “standard di qualità dei servizi erogati in modalità agile, come i tempi di erogazione” (Qualità erogata), la “rilevazione del livello di customer satisfaction di utenti serviti da dipendenti in lavoro agile” (Qualità percepita); gli obiettivi di performance organizzativa individuati nel POLA e valutati anche dall’OIV, devono trovare una corrispondente rendicontazione in un’apposita sezione della Relazione annuale sulla performance.

3. indicatori riferiti alla performance individuale che forniscono una visione del potenziale contributo del lavoro agile al raggiungimento degli obiettivi individuali; le componenti della misurazione e della valutazione della performance individuale rimangono le medesime e devono fare riferimento a risultati e comportamenti.

Rispetto ai risultati, sarà necessario fare riferimento a obiettivi individuali o di gruppo/team e relativi indicatori che riguardano la gestione delle attività programmate e i compiti assegnati (assumendo come riferimento i servizi resi e la mappatura dei processi e delle attività dell’unità di afferenza, e la job description del lavoratore); la declinazione di obiettivi specifici e organizzativi riportati nel Piano della performance e nei diversi strumenti di programmazione, in attività su cui il singolo lavoratore è responsabilizzato.

Per la valutazione dei comportamenti, è necessario aggiornare le declaratorie delle competenze e dei comportamenti rispetto ai nuovi modelli di lavoro agile e chiarendo al dipendente, a inizio anno nel colloquio di valutazione iniziale, quali comportamenti saranno osservati sia in presenza che in modalità da remoto; sulle competenze soft che entrano maggiormente in gioco in questa diversa modalità di lavoro vengono citate responsabilità, autorganizzazione/autonomia, comunicazione, orientamento al risultato/compito, problem solving, lavoro di gruppo, capacità di risposta, autosviluppo e orientamento all’utenza.

L’occasione dell’aggiornamento annuale del Sistema di misurazione e valutazione può portare anche all’evoluzione del catalogo delle competenze che tenga conto delle caratteristiche proprie del lavoro agile, della presenza di gruppi ibridi, delle caratteristiche che la leadership deve assumere per gestire questi nuovi modelli organizzativi oltre che dei valori, delle priorità e delle esigenze che caratterizzano le singole Amministrazioni.

Il lavoro agile può avere degli impatti, positivi o negativi:

 

  • sia all’interno dell’Amministrazione: ad esempio impatti sul livello di salute dell’ente, sulla struttura e sul personale (da verificare, ad esempio, attraverso periodiche indagini di clima);
  • sia all’esterno dell’Amministrazione (minore impatto ambientale, migliori condizioni di pari opportunità nella gestione del rapporto tra tempi di vita e di lavoro.

Anche in questo caso vengono riportati numerosi e utili esempi di indicatori.

Il programma di sviluppo del lavoro agile

Ogni Amministrazione deve progettare il proprio programma di sviluppo nel POLA, e monitorare già nel 2021 alcuni indicatori minimi, previsti nelle Linee guida; i risultati misurati, da rendicontare in apposita sezione della Relazione annuale sulla performance, costituiranno il punto di partenza per l’individuazione dei contenuti della programmazione dei cicli successivi, a partire dal Piano 2022- 2024.

Nell’arco di un triennio, l’Amministrazione deve giungere ad una fase di sviluppo avanzato in cui andranno monitorate tutte le dimensioni indicate.

a cura di Fieldfisher